Klauzula informacyjna RODO — OKIPT 2027

Niniejszy projekt przygotowano na podstawie rozwiązań stosowanych przez szkołę oraz dokumentacji poprzedniej edycji Konkursu. Przed publikacją jako dokument obowiązujący powinien zostać zweryfikowany i zatwierdzony przez Inspektora Ochrony Danych.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Zespół Szkół Elektrycznych Nr 2 w Krakowie, os. Szkolne 26, 31-977 Kraków.

2. Inspektor Ochrony Danych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: Anna Borowczak, e-mail: inspektor4@mjo.krakow.pl.

3. Cele przetwarzania danych

Dane uczestnika, jego opiekuna oraz — w przypadku osoby niepełnoletniej — rodzica lub opiekuna prawnego będą przetwarzane w celu:

• przyjęcia i obsługi zgłoszenia konkursowego;
• weryfikacji formalnej i merytorycznej pracy;
• kontaktu z uczestnikiem, szkołą i opiekunem;
• organizacji finału, przygotowania list uczestników, dyplomów, zaświadczeń i nagród;
• udokumentowania przebiegu Konkursu oraz ogłoszenia wyników;
• publikacji materiałów promocyjnych — wyłącznie w zakresie, w którym istnieje odpowiednia podstawa prawna lub udzielona zgoda.

4. Podstawa prawna

W zakresie danych podawanych dobrowolnie w związku ze zgłoszeniem udziału podstawą przetwarzania może być zgoda osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Jeżeli określone dane są niezbędne do realizacji obowiązków prawnych lub dokumentacyjnych Organizatora, podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w zakresie wynikającym z właściwych przepisów.

Zgoda na publikację wizerunku, fotografii lub materiału filmowego jest dokumentowana odrębnie. W przypadku osoby niepełnoletniej zgodę wyraża rodzic lub opiekun prawny.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane członkom Komitetu Organizacyjnego i Komisji Oceniającej w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Konkursu, a także podmiotom wspierającym Organizatora w zakresie usług informatycznych, hostingowych, pocztowych lub drukarskich — na podstawie właściwych umów i przepisów prawa.

6. Okres przechowywania

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do organizacji i rozliczenia Konkursu, a następnie przez czas wynikający z przepisów kancelaryjno-archiwalnych lub do czasu upływu okresu niezbędnego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Materiały publikowane na podstawie zgody mogą być usunięte po jej skutecznym wycofaniu, jeżeli nie istnieje inna podstawa ich dalszego przetwarzania.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia — w przypadkach przewidzianych prawem — oraz prawo wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Dobrowolność podania danych

Udział w Konkursie jest dobrowolny. Podanie danych wskazanych jako niezbędne w formularzu zgłoszeniowym jest warunkiem udziału w Konkursie, ponieważ bez nich Organizator nie będzie mógł przeprowadzić kwalifikacji, skontaktować się z uczestnikiem ani przygotować dokumentacji Konkursu.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane uczestników nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

10. Wizerunek i materiały promocyjne

Fotografowanie i filmowanie finału może służyć dokumentowaniu wydarzenia oraz promocji osiągnięć uczniów. Zakres publikacji wizerunku i prac uczestników powinien być opisany w odrębnej zgodzie. Brak zgody na wykorzystanie wizerunku nie powinien automatycznie wykluczać uczestnika z udziału w Konkursie.

Proponowana zgoda na wykorzystanie wizerunku

„Wyrażam zgodę na nieodpłatne utrwalanie i publikowanie mojego wizerunku / wizerunku mojego dziecka w materiałach dokumentujących i promujących Ogólnopolski Konkurs Interdyscyplinarnych Prac Technicznych 2027, w szczególności na stronie internetowej Organizatora, stronie Konkursu oraz w materiałach informacyjnych Organizatora, w zakresie opisanym w klauzuli informacyjnej.”

Uwaga organizacyjna: jeżeli zgłoszenia 2027 będą prowadzone przez Google Forms lub inną zewnętrzną usługę chmurową, finalna klauzula powinna dodatkowo precyzyjnie opisać ten sposób przetwarzania przed uruchomieniem formularza.